Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité explique comment Azyba recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels lorsque vous visitez nos sites, créez un compte, utilisez nos applications, communiquez avec nous ou utilisez des produits comme RentFlow. « Azyba », « nous », « notre » et « nos » désignent l’entité Azyba qui fournit le service applicable.

Azyba est responsable des renseignements personnels sous son contrôle. La personne exerçant la plus haute autorité chez Azyba agit comme responsable de la protection des renseignements personnels, sauf délégation écrite. Elle supervise la présente Politique, les demandes, les plaintes et le programme de gouvernance en matière de confidentialité.

Les renseignements recueillis dépendent de votre rôle, des fonctions utilisées et de ce qui est raisonnablement nécessaire pour les fournir. Ils peuvent comprendre :

• Les renseignements d’identité et de contact, notamment le nom, le courriel, le numéro de téléphone, la date de naissance, la langue et les identifiants du compte.
• Les renseignements du profil locataire, notamment l’adresse, l’historique locatif, les colocataires, les disponibilités, les documents, les réponses aux demandes et le contenu du Passeport universel.
• Les renseignements sur les propriétaires, courtiers, gestionnaires et entreprises, notamment leur rôle, organisation, autorité, propriétés, unités, baux, candidats, propriétaires clients et dossiers opérationnels.
• Les renseignements financiers et transactionnels, comme les loyers, factures, statuts de paiement, identifiants de transaction, jetons bancaires, statuts de versement et renseignements limités reçus des fournisseurs de paiement ou de services bancaires ouverts. Azyba ne conserve pas les numéros complets de cartes de paiement.
• Les renseignements RentFlow, notamment les données d’admissibilité, baux, dossiers de location, protections choisies, réclamations, pièces justificatives, communications, historique de paiement et versements.
• Les renseignements liés à la location et à la gestion immobilière, notamment les visites, critères, baux signés, messages, fichiers, entretiens, dépenses et écritures de trésorerie.
• Les renseignements de soutien, de vente, de recommandation et de communication, notamment les demandes de démo, sondages, messages de soutien, préférences et avis envoyés.
• Les renseignements techniques et d’utilisation, notamment l’adresse IP, la région approximative, le navigateur, l’appareil, le système, les événements de session, les pages consultées, les interactions, les erreurs et les signaux de sécurité.

Nous recueillons des renseignements auprès de vous, d’utilisateurs autorisés, automatiquement par nos services et, lorsque la loi le permet, auprès de fournisseurs ou de sources publiques.

• Vous pouvez fournir des renseignements dans des formulaires, téléversements, messages, parcours d’intégration, configurations de paiement, réclamations ou demandes de soutien.
• Un propriétaire, gestionnaire, courtier, colocataire, propriétaire client ou représentant autorisé peut fournir les renseignements nécessaires à un parcours locatif.
• Les fournisseurs de paiement, de données financières, d’identité ou de prévention de la fraude et les plateformes connectées peuvent transmettre des résultats, jetons, métadonnées ou statuts de compte.
• Les témoins, le stockage local, les journaux, les outils d’analyse et technologies semblables recueillent des renseignements techniques et d’utilisation limités.

Nous déterminons les finalités pertinentes avant ou au moment de la collecte et limitons l’utilisation à ces finalités, aux finalités compatibles ou à celles permises par la loi. Nous utilisons les renseignements pour :

• Créer, authentifier, sécuriser et soutenir les comptes et espaces de travail.
• Fournir les profils locataires, la location, les visites, la signature, les communications, la perception des loyers, la gestion immobilière, les recommandations, les analyses et les parcours RentFlow.
• Traiter les paiements, instructions, remboursements, versements, rapprochements et dossiers connexes par l’intermédiaire de fournisseurs autorisés.
• Évaluer l’admissibilité, vérifier les documents et l’autorité, administrer RentFlow et ses réclamations, détecter les doublons ou incohérences et gérer le risque opérationnel.
• Envoyer les avis transactionnels, alertes de sécurité, rappels, mises à jour de visite, demandes de signature et communications de service.
• Prévenir et enquêter sur la fraude, les abus, la discrimination illicite, les accès non autorisés, le blanchiment d’argent et les incidents de sécurité, et faire respecter les ententes.
• Mesurer la performance, diagnostiquer les erreurs et améliorer les services, notamment à l’aide de renseignements agrégés ou dépersonnalisés lorsque cela convient.
• Respecter les obligations légales, fiscales, comptables, réglementaires, documentaires et de règlement des différends.
• Transmettre du marketing lorsque la loi le permet et selon vos choix. Vous pouvez vous désabonner des communications promotionnelles sans désactiver les messages de service nécessaires.

Nous obtenons le consentement lorsque requis et ne recueillons que les renseignements raisonnablement nécessaires aux finalités déterminées. Certains traitements sont nécessaires pour fournir un service demandé, exécuter une entente, protéger les services ou respecter une obligation légale.

Vous pouvez retirer votre consentement à une utilisation facultative en communiquant avec nous ou au moyen des réglages offerts, sous réserve d’un préavis raisonnable et des restrictions légales ou contractuelles. Ce retrait peut empêcher l’utilisation d’une fonction qui dépend de ces renseignements.

Nous ne vendons ni ne louons les renseignements personnels. Nous les communiquons uniquement lorsque cela est raisonnablement nécessaire aux finalités décrites, avec consentement ou lorsque la loi le permet ou l’exige. Les destinataires peuvent comprendre :

• Les participants autorisés à un parcours locatif, notamment les locataires, propriétaires, propriétaires clients, colocataires, courtiers, gestionnaires et membres autorisés de leur équipe.
• Les fournisseurs de paiement, de services bancaires et de données financières, dont Stripe et Plaid lorsque ces services sont activés.
• Les fournisseurs d’hébergement, de bases de données, de stockage, de sécurité, d’analyse, de communication, de signature, de soutien et de services professionnels soumis à des restrictions contractuelles.
• Les partenaires de cautionnement, de réclamation, de tarification du risque, de recouvrement, bancaires ou juridiques nécessaires à une entente ou réclamation RentFlow.
• Les autorités, organismes de réglementation, tribunaux ou autres personnes lorsque la loi exige ou permet la communication.
• Un acquéreur, successeur, investisseur ou conseiller dans le cadre d’une opération envisagée ou réalisée, sous réserve de confidentialité et de la loi.

Azyba peut utiliser des règles ou des traitements automatisés pour organiser les candidatures, comparer les renseignements aux critères choisis par un propriétaire, signaler les renseignements manquants ou incohérents, prévenir la fraude et soutenir l’examen de l’admissibilité ou du risque RentFlow. Nous fournirons les avis additionnels exigés lorsqu’une décision repose exclusivement sur un traitement automatisé.

Les propriétaires, courtiers, gestionnaires, fournisseurs de cautionnement et autres tiers demeurent responsables de leurs décisions. Azyba n’autorise aucune discrimination illicite en matière de logement.

Nous utilisons des témoins essentiels et des technologies semblables pour authentifier les utilisateurs, mémoriser les réglages, prévenir la fraude et assurer le fonctionnement des services. Les analyses peuvent mesurer les consultations, la navigation, les conversions, la performance et les erreurs. Le blocage du stockage essentiel peut empêcher certaines fonctions.

La région déduite de l’adresse IP peut servir à afficher la langue, la disponibilité ou les promotions pertinentes. Nous n’utilisons pas la localisation précise de l’appareil sans demande claire et activation de votre part. Les fonctions facultatives de localisation ou de profilage ne sont pas activées par défaut.

Nous conservons les renseignements uniquement aussi longtemps qu’il est raisonnablement nécessaire aux finalités déterminées, notamment pour administrer les comptes et ententes, compléter les transactions, répondre aux réclamations, prévenir la fraude et respecter les obligations légales et financières.

Lorsque les renseignements ne sont plus requis, nous les détruisons de façon sécuritaire ou les anonymisons conformément à notre calendrier de conservation et à la loi. Certaines copies de sauvegarde et certains dossiers transactionnels, fiscaux, de réclamation, de fraude ou juridiques peuvent subsister pendant la période requise.

Nous appliquons des mesures administratives, techniques et physiques adaptées à la sensibilité, au volume, au format et à l’utilisation des renseignements, notamment le chiffrement en transit, les contrôles d’accès, le principe du moindre privilège, l’infrastructure infonuagique protégée, la journalisation, les sauvegardes et les procédures d’intervention.

Aucun service ne peut garantir une sécurité absolue. Lorsqu’un incident présente un risque exigeant un avis ou une déclaration, nous avisons les personnes et autorités concernées, prenons des mesures raisonnables pour réduire le préjudice et tenons les registres requis.

Azyba et ses fournisseurs peuvent traiter ou conserver des renseignements hors du Québec ou du Canada, notamment aux États-Unis. Ces renseignements peuvent alors être assujettis aux lois et mécanismes d’accès légal du territoire concerné.

Avant une communication hors Québec lorsque requis, nous évaluons les facteurs de confidentialité pertinents et utilisons des mesures contractuelles, techniques et organisationnelles adaptées.

Sous réserve des exceptions applicables, vous pouvez demander si nous détenons des renseignements à votre sujet, y avoir accès, connaître leur utilisation ou communication, faire rectifier des renseignements inexacts ou incomplets ou demander leur suppression lorsque la loi le prévoit. Les résidents du Québec peuvent aussi demander la communication de certains renseignements informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé lorsque les conditions légales sont remplies.

Vous pouvez demander la cessation de la diffusion ou la désindexation de certains renseignements lorsque la loi québécoise le permet. Nous pouvons vérifier votre identité avant de répondre et répondrons dans le délai légal. Tout refus sera expliqué avec les recours disponibles lorsque requis.

Si vous fournissez des renseignements sur une autre personne, vous confirmez être autorisé à le faire et avoir donné tout avis ou obtenu tout consentement requis. Ne téléversez pas de renseignements sensibles inutiles.

Les services ne s’adressent pas aux enfants de moins de 14 ans. Il faut avoir atteint l’âge de la majorité pour conclure une entente payante ou RentFlow contraignante.

Nous pouvons modifier la présente Politique pour refléter des changements aux produits, aux lois, aux fournisseurs ou à la sécurité. Nous publierons la version et la date mises à jour et fournirons tout avis additionnel ou demanderons tout consentement requis.

Pour toute question, demande ou plainte : Responsable de la protection des renseignements personnels, Azyba, support@azyba.com. N’envoyez pas de pièce d’identité gouvernementale, d’identifiants bancaires ou d’autres documents sensibles par courriel ordinaire sans méthode sécurisée expressément fournie.